NOTRE ENGAGEMENT ENVERS LA CONFORMITÉ ET L’INTÉGRITÉ
Ce Code de Conduite s’applique à tous les employés d’Ars Nova Systems. En ce sens, le terme « employés » inclut tous les salariés, les membres de la direction, les travailleurs temporaires et les indépendants. La société Ars Nova Systems (également « Ars Nova Systems », « la société » et « nous ») désigne Ars Nova Systems et toutes les filiales dans lesquelles ces sociétés détiennent la majorité des actions.
I. Nos Responsabilités d’Entreprise
Chez Ars Nova Systems, nous ne nous contentons pas de respecter la loi, nous pratiquons également une culture de l’intégrité. Nous suivons les principes qui sont essentiels pour la société dans son ensemble.
1. Qualité
Nous travaillons selon les principes de qualité les plus élevés, respectons toutes les exigences légales, règles et réglementations techniques applicables, et nous conformons à tous les processus d’approbation en vigueur.
2. Droits de l’Homme
Nous nous engageons à respecter et à promouvoir les droits de l’homme de nos employés et des personnes avec lesquelles nous entretenons des relations commerciales. Nous reconnaissons la Déclaration Universelle des Droits de l’Homme et les normes fondamentales du travail de l’Organisation Internationale du Travail (OIT), qui incluent l’élimination du travail forcé ou obligatoire, l’abolition effective du travail des enfants, l’élimination de la discrimination en matière d’emploi et de profession, ainsi que la liberté d’association et le droit à la négociation collective.
3. Égalité des Chances et Respect
Nous croyons que nous travaillons mieux grâce à nos différences, et non malgré elles, nous nous témoignons donc respect et appréciation mutuels. Nous faisons preuve d’ouverture envers les personnes de pays et de cultures différents. La discrimination fondée sur la nationalité, la citoyenneté, la grossesse ou la parentalité, l’état civil, l’orientation sexuelle, la couleur de peau, le sexe, le handicap, le statut d’ancien combattant, la religion ou les convictions, l’âge, la race, l’origine sociale/ethnique, les opinions politiques, ou toute autre raison légalement protégée n’est pas acceptée.
4. Santé et Sécurité au Travail
Nous promouvons et maintenons un environnement de travail sûr, sain et sécurisé. Nous nous conformons aux réglementations applicables et prenons toutes les mesures nécessaires pour prévenir les accidents du travail, les maladies professionnelles et les risques pour la santé liés au travail.
5. Aspects Environnementaux et Sociaux
Nous sommes conscients de notre responsabilité envers l’environnement et la société. Nous nous efforçons de mener nos activités en toute sécurité, de réduire continuellement l’impact environnemental de nos activités commerciales et de contribuer activement à la protection de l’environnement et du climat ainsi qu’à la conservation des ressources naturelles.
Nous nous engageons à des pratiques d’approvisionnement responsables et attendons de nos fournisseurs qu’ils respectent des normes similaires en matière de droits de l’homme, de protection de l’environnement et de conditions de travail. Nous intégrons les facteurs environnementaux, sociaux et de gouvernance dans notre processus de prise de décision. Nous croyons que des pratiques commerciales durables et responsables créent de la valeur à long terme et minimisent les risques pour toutes les parties prenantes.
6. Protection des Données et Sécurité Informatique
Nous respectons la vie privée de nos employés, clients, fournisseurs et partenaires commerciaux, ainsi que leur droit à la protection de leurs données personnelles. En tant qu’entreprise fournissant des services logiciels, nous avons une grande responsabilité quant au traitement des données qui nous sont confiées. Nous protégeons toutes les données personnelles en nous conformant aux dispositions et exigences applicables en vertu de la loi sur la protection des données. En particulier, nous nous engageons à respecter les principes de base de la protection des données, notamment la licéité, la loyauté et la transparence, la limitation des finalités, la minimisation des données, l’exactitude, la limitation de la conservation, l’intégrité et la confidentialité, ainsi que la responsabilité de la personne traitant les données.
Nous assurons également la sécurité des données en prenant toutes les mesures appropriées concernant la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations stockées. En particulier, Ars Nova Systems a mis en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour empêcher l’accès non autorisé, le détournement ou la perte des données. Cela inclut également les données de nos clients, partenaires commerciaux et employés.
En tant qu’entreprise numérique, nous sommes confrontés à des menaces de cybersécurité en constante évolution, notamment l’hameçonnage (phishing), les rançongiciels (ransomware), l’ingénierie sociale et les exploits zero-day. Tous les employés doivent rester vigilants et nous les encourageons à signaler toute activité suspecte à leur supérieur hiérarchique.
7. Utilisation Responsable de la Technologie
En tant qu’organisation axée sur la technologie, nous nous engageons à garantir que nos produits et plateformes sont développés de manière sécurisée et responsable. Nous appliquons des pratiques de développement sécurisées et examinons régulièrement nos systèmes à la recherche de vulnérabilités. Notre utilisation de l’intelligence artificielle et des systèmes basés sur les données est guidée par des principes éthiques, notamment l’équité, la responsabilité, la transparence et la non-discrimination.
8. Protection des Biens et des Informations Confidentielles
Nos biens, tant matériels qu’intellectuels, servent un objectif spécifique à l’entreprise. Sauf autorisation explicite d’usage privé, les biens de l’entreprise ne doivent être utilisés qu’à des fins professionnelles. Ils doivent être traités avec soin et protégés contre la perte ou les dommages.
Dans le cadre de notre travail, nous aurons accès à des informations confidentielles et serons amenés à les traiter. Celles-ci peuvent inclure des données techniques et financières, des stratégies commerciales et d’autres informations qui peuvent également concerner des clients, des fournisseurs et des partenaires commerciaux. À moins que vous ne sachiez que des informations spécifiques ont été rendues publiques, veuillez toujours les considérer comme confidentielles. Les informations confidentielles ne doivent pas être divulguées, et les mesures nécessaires doivent être prises pour empêcher leur divulgation.
II. Notre Engagement en faveur d’une Concurrence Loyale
Nos clients, partenaires commerciaux et l’ensemble du marché doivent avoir l’assurance que nous menons nos affaires de manière responsable. Les mécanismes naturels du marché contribuent à créer les meilleurs produits et services pour les clients ; nous faisons donc notre part pour maintenir une concurrence juste et équilibrée.
1. Prévention de la Corruption
Nous ne tolérons aucune forme de corruption ou de fraude. Les relations d’affaires ne doivent pas être exploitées à des fins personnelles ou au profit de tiers. Nous n’influençons ni ne faussons la concurrence par des paiements corrompus ou d’autres agissements de corruption. Il est interdit aux employés, en toutes circonstances, d’accepter, de solliciter, d’offrir ou d’accorder des avantages en échange d’une influence indue sur les décisions commerciales. Les avantages, tels que les cadeaux et les invitations, ne peuvent être offerts et acceptés que dans une mesure modérée et usuelle. Nous n’offrons aucun type d’avantage aux autorités ou aux agents publics. Nous n’offrons aucun avantage à un agent public dans le but d’accélérer le déroulement des procédures bureaucratiques.
2. Conflits d’Intérêts
Nous agissons toujours dans l’intérêt d’Ars Nova Systems et évitons les conflits d’intérêts potentiels. Des conflits d’intérêts peuvent survenir lorsque nos relations personnelles ou nos intérêts financiers recoupent nos responsabilités professionnelles. Cela peut inclure, par exemple, des liens financiers, familiaux ou d’amitié étroits avec des concurrents, des clients, des prestataires de services, des fournisseurs ou d’autres partenaires commerciaux. En cas de conflit d’intérêt potentiel, les employés doivent en informer leur supérieur ou l’équipe de Direction. Nous discuterons alors des mesures appropriées que Ars Nova Systems prendra. Toute activité professionnelle secondaire doit être approuvée par le supérieur de l’employé.
3. Dons, Mécénat et Œuvres Caritatives
Les dons ne peuvent être faits qu’à des organisations et des causes sélectionnées, de manière transparente et conformément à nos directives internes. Il en va de même pour le mécénat et les œuvres caritatives. Nous ne faisons pas de dons et n’accordons pas de mécénat qui pourraient nuire à la réputation d’Ars Nova Systems.
4. Lois sur l’Antitrust et la Concurrence
Nous sommes engagés en faveur d’une concurrence loyale et ouverte. Nous attendons de tous les employés qu’ils mènent leurs activités au nom d’Ars Nova Systems d’une manière conforme aux lois applicables en matière d’antitrust et de concurrence. Les accords de toute nature avec des concurrents sur les prix, les conditions commerciales, la répartition du marché et la non-concurrence sont interdits. Les principes de concurrence loyale doivent également être respectés dans toutes les relations avec les partenaires commerciaux. Cela inclut non seulement les accords écrits, mais aussi les discussions informelles, les arrangements informels ou l’échange d’informations visant ou provoquant des restrictions de concurrence.
5. Propriété Intellectuelle
Nous respectons la propriété intellectuelle de nos clients, partenaires commerciaux et autres tiers. Cela inclut tous les brevets, droits d’auteur, marques de commerce et savoir-faire. Toute utilisation non autorisée doit être évitée.
Nous valorisons l’innovation open-source et assurons une utilisation responsable des logiciels open-source. Toute utilisation doit être conforme aux conditions de licence applicables.
6. Informations Non Publiques et Registres Financiers
Nous maintenons la confiance de nos investisseurs et du public en respectant les lois financières et la confidentialité des informations non publiques. Une information non publique est une information dont nous prenons connaissance dans le cadre de notre activité commerciale et qui pourrait influencer les décisions d’investissement. Cela inclut également les informations non publiques relatives à d’autres sociétés dont nous prenons connaissance dans le cadre de notre travail.
Aucun employé ne peut divulguer d’informations non publiques sans autorisation appropriée. Les employés ne peuvent pas utiliser d’informations non publiques à des fins privées. Si vous n’êtes pas sûr qu’une certaine information soit qualifiée d’« information non publique », veuillez contacter l’équipe de Direction avant de prendre toute mesure.
Nous reconnaissons également l’importance de la transparence du marché et admettons que des registres financiers et commerciaux exacts et fiables sont d’une importance capitale pour toutes les entreprises. Nous nous conformons à toutes les dispositions légales en matière de comptabilité et de reporting financier.
7. Commerce, Sanctions et Lutte contre le Blanchiment d’Argent
En tant qu’entreprise opérant à l’international, nous nous conformons à toutes les réglementations commerciales et régimes de sanctions applicables, y compris ceux émis par l’Union Européenne et d’autres juridictions compétentes. Cela inclut les sanctions financières, commerciales et de voyage, ainsi que les embargos sur des pays, des individus, des organisations et des secteurs spécifiques. Les employés doivent immédiatement signaler toute suspicion qu’une transaction ou un partenaire puisse être soumis à des sanctions à l’équipe de Direction. Les violations des lois sur les sanctions peuvent entraîner de graves conséquences juridiques, financières et de réputation.
Nous ne pouvons accepter de l’argent que de sources légales. Toute indication de blanchiment d’argent, telle que des méthodes de paiement inhabituelles, des comptes séquestres ou un manque général de clarté, doit être signalée à l’équipe de Direction.
8. Sélection des Partenaires Commerciaux
Étant donné que nos relations avec nos clients et partenaires commerciaux font également partie de notre identité d’entreprise, nous construisons nos relations d’affaires sur la base des normes éthiques élevées que nous nous fixons. Nous attendons de nos partenaires commerciaux qu’ils suivent les mêmes principes éthiques de conduite que nous suivons chez Ars Nova Systems et qu’ils se conforment à toutes les lois applicables. Nous sélectionnons nos partenaires commerciaux avec soin et sur la base de critères objectifs. En particulier, nous veillons à ce que toute rémunération soit proportionnelle au service fourni.
III. Notre Culture de la Prise de Parole (Speak-Up)
Ce Code de Conduite est un élément important du système de conformité d’Ars Nova Systems. Nous comptons sur le soutien de tous nos employés pour mettre en œuvre ce système de manière efficace. Nous nous engageons à maintenir un environnement dans lequel chacun se sent libre d’exprimer ses préoccupations.
Nous encourageons nos employés à être vigilants, observateurs et à exprimer leurs préoccupations s’ils soupçonnent que la loi applicable, ce Code de Conduite ou des politiques internes ont été ou seront violés. Ces préoccupations peuvent être adressées aux supérieurs, ou à l’équipe de Direction.
IV. Publication et Accessibilité
Ce Code de Conduite est disponible sur nos systèmes de messagerie interne et notre espace de stockage partagé interne. Les nouveaux employés sont tenus de le lire et d’en accuser réception lors de leur intégration. Les mises à jour sont communiquées à l’échelle de l’entreprise.